Архивация и хранение документов на предприятии

24.03.2018

Дела с длительной периодичностью, например сводные годовые, должны сберегаться до момента ликвидации компании. Статистические таблицы и отчеты за полгода хранятся не меньше пяти лет при условии отсутствия годовых. Аналогичные действия ведутся с квартальной документацией, ее утилизация возможна лишь через пять лет, если нет полугодовых или годовых. Меньше времени хранения отводят месячным статистическим данным, на сроки их сбережения выделяют не больше 1 года, исключением являются те, в которых присутствуют отчеты и таблицы с большими сроками.
Существуют компании, решающие архивные вопросы, поэтому в случае, когда учреждение имеет несколько мест продаж, наиболее благоприятным и эффективным решением проблем с классификацией и утилизацией документации по КТТ и статистике будет передача данной процедуры в компетенцию таким компаниям, так как решение архивации соответствующей документации - задача трудоемкая и довольно важная.
Необходимо провести комплекс процедур: обследовать состояние архива, дать оценку степени ценности бумагам (вплоть до полистного анализа с включением тех или иных материалом по отдельности), определить сроки сбережения дел, изъятие просроченной документации и составление для них соответствующих актов, вывоз и удаление ненужных бумаг с помощью необходимой установки.
Способы создания электронных архивов конструкторской документации
Одной из причин того, что данная проблема до настоящего времени не решена, можно считать отсутствие системы учета конструкторской документации, отвечающей современным условиям.
Для использования простого метода нет необходимости привлекать инженерный состав, достаточно иметь обученный персонал с базовыми навыками владения компьютером. Также с такой информацией работать неудобно, так как растровое изображение плохо поддается корректировке и масштабированию, требует приложения значительных усилий при редактировании, довольно мощных вычислительных ресурсов.
Для внедрения второго метода нужно для работы привлекать инженерный состав: инженеров-конструкторов или проектировщиков, которые понимают тонкости технической и нормативной документации, имеют представления в различных программных средствах.


Оставьте комментарий к этой записи ↓

* Обязательные для заполнения поля
Яндекс.Метрика
Самое интересное
Самое читаемое